PERSONDATAPOLITIK FOR FORENINGEN FRIVILLIGHUSET (GDPR)

Frivillighuset og Varde Selvhjælps behandling af personoplysninger 

Den europæiske persondataforordnings (EUs Databeskyttelsesforordning (GDPR-2016/679)) vigtigste formål er beskyttelsen af borgernes persondata, og det er vigtigt for Frivillighuset, at vores medlemmer og brugere ved, at vi naturligvis passer godt på de persondata, vi indsamler og modtager som forening.

Borgere kan altid komme i Frivillighuset uanmeldt og anonymt. Vi har tavshedspligt og man bliver ikke registreret nogen steder. Derfor har vi altid et sagligt formål, når vi behandler persondata, og vi begrænser behandlingen til det nødvendige i forhold til formålet. Vores privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger, hvorfor vi opbevarer bestemte oplysninger, og hvem medlemmer / brugere kan henvende sig til, hvis de vil have slettet deres data.

Privatlivspolitik for Frivillighuset og Varde Selvhjælp

Frivillighuset indsamler, opbevarer og behandler udelukkende personoplysninger til specifikke og saglige formål og ud fra Frivillighusets legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for, at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige - eller når du beder os om det.

Sådan behandler vi dine personoplysninger

Vi indsamler kun personoplysninger til specifikke og saglige formål. Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger

Vores medlemmer er lokale frivillige foreninger, grupper og projekter i Varde Kommune, der efter eget ønske har anmodet om medlemsskab af foreningen. Vi registrerer følgende oplysninger på vores medlemmer: foreningens/organisationens navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og evt. hjemmeside. Derudover registrerer vi persondata i form af navn på formand for pågældende forening. Disse oplysninger offentliggøres på vores hjemmeside under “Den Sociale Guide”. Formålet hermed er at give et overblik over organisationer for borgere, der ønsker at komme i kontakt med lokale foreninger.

Deltageroplysninger

Ved kurser og arrangementer afholdt af Frivillighuset eller én af vores medlemsforeninger, hvor vi yder administrativ støtte, indsamler vi følgende oplysninger: deltagernavn, hvilken forening deltageren kommer fra, tlf. nr. og/eller e-mailadresse. Disse oplysninger slettes senest efter 1 år.

Borgerhenvendelser

Er der borgere, der kontakter Frivillighuset og/eller Varde Selvhjælp med forskellige udfordringer, kan der være tale om personfølsomme oplysninger. Disse behandles udelukkende af relevante personer i Frivillighuset, og kun såfremt det er muligt at hjælpe borgeren videre til et frivilligt tilbud. Persondata af følsom karakter slettes umiddelbart efter behandlinger. Det skal bemærkes at vi aldrig anvender eller beder om CPR-nummer. Eneste undtagelse er dog ved rekvirering af børneattester (frivillige der har eller har mulighed for, at opnå direkte kontakt med børn og unge under 15 år).

Modtagere af vores nyhedsbreve og anden relevant information er registeret med navn og e-mail i en lukket database med adgangskode. Mail indeholdende flere adresser er altid som Bcc.

Den Sociale Guide anvender e-mail og telefonnumre på kontaktpersoner. Tilladelse er indhentet fra respektive foreninger.

Børneattester og dokumenter af personlig karakter (ansættelseskontrakter, MUS mv.) opbevares i aflåst stålskab.

Frivillighuset er forpligtet til at indhente samtykkeerklæring, hvis et portrætfoto ønskes brugt på vores hjemmeside eller på de sociale medier, og vi vil tilsikre, at vi i videst mulig omfang også sikrer information om anvendelsen af situationsbilleder, hvor man som enkeltperson fotograferes med en gruppe mennesker.

Dataansvarlig

Gitte Thomsen, centerleder for Frivillighuset og Varde Selvhjælp, er dataansvarlig og tilsikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan altid kontakte os på e-mail: kontakt@frivillighuset-varde.dk eller telefon 75212185 såfremt du har spørgsmål til ovenstående.

Revision af persondatapolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre og revidere foreningens persondatapolitik. Ved væsentlige ændringer vil vi udsende oplysninger herom. Den til enhver tid gældende persondatapolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Senest revideret 16.5.2023